Dieser eine Absatz fasst die gesamte Compliance-Lage zusammen. Der Rest dieses Leitfadens erklärt jede Zeile, damit Sie genau wissen, was Sie einrichten müssen, welcher Rechnungslegungsstandard für Ihre Umsatzklasse gilt, wie lange Sie was aufbewahren und ob Sie eine gesetzliche Prüfung brauchen. Wir trennen die Sieben-Jahres-Regel der Körperschaftssteuer sauber von der Fünf-Jahres-Regel der Mehrwertsteuer, denn das Verwechseln dieser beiden Fristen ist der häufigste Fehler von Gründern.
Müssen alle VAE-Unternehmen Bücher führen?
Ja. Jede steuerpflichtige Person in den VAE muss ordentliche Bücher führen. Das gilt unabhängig davon, ob Sie ein Mainland-Unternehmen in Dubai, eine Freezone-Gesellschaft etwa in der DMCC oder IFZA, oder ein Einzelunternehmen betreiben. Es gibt keine Ausnahme nach dem Motto "zu klein, um sich darum zu kümmern".
Rechtsgrundlage ist Artikel 56 des Bundesgesetzesdekrets Nr. 47 von 2022 zur Besteuerung von Körperschaften und Unternehmen. Es verpflichtet jede steuerpflichtige Person, Unterlagen und Dokumente aufzubewahren, die die Angaben in ihrer Steuererklärung belegen. Die Bundessteuerbehörde (Federal Tax Authority, FTA) kann jederzeit Einsicht verlangen. Die Pflicht besteht auch in einem Verlustjahr, und selbst dann, wenn Ihr Gewinn unter der Schwelle von 375.000 AED liegt, ab der die 9 Prozent Körperschaftssteuer überhaupt erst greifen. Bücher führen ist getrennt von Steuern zahlen. Sie können null Steuern schulden und müssen trotzdem vollständige Unterlagen führen.
Deshalb beginnt die Buchhaltungspflicht für ein VAE-Unternehmen am ersten Geschäftstag, nicht an dem Tag, an dem Sie zum ersten Mal eine Steuerschwelle überschreiten. Wenn Sie verstehen möchten, wie der 9-Prozent-Satz selbst funktioniert, erklärt unser Beitrag dazu, was die Körperschaftssteuer für Ihr Unternehmen bedeutet, den Satz, die Ausnahmen und die Null-Prozent-Spanne bis 375.000 AED im Detail.
Buchhaltungspflicht VAE Unternehmen nach Umsatz: IFRS, IFRS für KMU oder Ist-Versteuerung?
Welcher Rechnungslegungsstandard gilt für Ihr VAE-Unternehmen?
Der geforderte Standard steigt mit dem Jahresumsatz. Wählen Sie nach dem erwarteten Umsatz, nicht nur nach heute.
Quelle: Bundesgesetzesdekret Nr. 47 von 2022 zur Körperschaftssteuer und zugehörige Ministerialbeschlüsse.
Die VAE verlangen, dass Ihre Abschlüsse nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) erstellt werden. IFRS ist das globale Regelwerk der Rechnungslegung, das festlegt, wie Umsatz, Vermögenswerte und Aufwendungen erfasst und ausgewiesen werden. Welche Variante gilt, hängt von Ihrem Umsatz ab.
Es gibt drei Klassen. Voll-IFRS ist der Standardfall. Liegt Ihr Umsatz bei 50 Millionen AED oder darunter, dürfen Sie das schlankere IFRS für KMU nutzen, eine vereinfachte Fassung für kleinere Unternehmen. Und ein Kleinstunternehmen mit einem Umsatz bis 3 Millionen AED darf auf Basis der Ist-Versteuerung bilanzieren, das heißt, Einnahmen und Kosten werden erfasst, wenn das Geld tatsächlich fließt, nicht wenn die Rechnung gestellt wird.
| Jahresumsatz | Erlaubter Rechnungslegungsstandard |
|---|---|
| Bis 3 Millionen AED | Ist-Versteuerung erlaubt, oder Soll-Versteuerung / IFRS für KMU |
| Bis 50 Millionen AED | IFRS für KMU |
| Über 50 Millionen AED | Voll-IFRS verpflichtend |
Die Ist-Versteuerung ist am einfachsten zu führen, aber nur eine Option für die kleinsten Unternehmen. Die meisten Gründer, die wachsen, einstellen oder Kapital aufnehmen wollen, sollten von Anfang an mit der Soll-Versteuerung nach IFRS arbeiten. Ein späterer Wechsel des Standards ist mehr Aufwand als ein korrekter Start. Die Buchführung für eine Dubai Firma knüpft den Standard an den Umsatz, daher lohnt es sich, die eigene Klasse zu kennen, bevor man ein System wählt.
Wie lange müssen Sie Unterlagen aufbewahren: sieben Jahre für die Körperschaftssteuer, fünf für die Mehrwertsteuer
Bewahren Sie Ihre Körperschaftssteuerunterlagen sieben Jahre auf. Bewahren Sie Ihre Mehrwertsteuerunterlagen fünf Jahre auf. Das sind zwei verschiedene Aufbewahrungsfristen aus zwei verschiedenen Gesetzen, und Sie müssen beide einhalten.
Die Sieben-Jahres-Regel stammt aus dem Körperschaftssteuergesetz. Artikel 56 des Bundesgesetzesdekrets Nr. 47 von 2022 verlangt von einer steuerpflichtigen Person, alle Unterlagen und Dokumente sieben Jahre nach Ende des betreffenden Steuerzeitraums aufzubewahren. Diese Frist ist für die steuerliche Buchführung in den VAE maßgeblich.
Die Fünf-Jahres-Regel stammt aus der Mehrwertsteuer. Nach der Mehrwertsteuergesetzgebung, die von der Federal Tax Authority verwaltet wird, müssen Steuerunterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden, bei Immobilien sogar fünfzehn Jahre. Die Mehrwertsteuerregistrierung ist von der Körperschaftssteuer getrennt, und beide Regime nutzen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, obwohl beide von der FTA betreut werden.
Die praktische Regel ist einfach. Bewahren Sie alles sieben Jahre auf, dann erfüllen Sie automatisch beide Fristen. Das gilt für Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Lohnunterlagen, Anlageverzeichnisse und die Arbeitspapiere hinter Ihren Abschlüssen. Lagern Sie sie so, dass die FTA sie auf Anfrage abrufen kann, in Papierform oder digital.
Wann ist eine Prüfung Pflicht?
Brauchen Sie eine verpflichtende externe Prüfung?
Jeder einzelne dieser drei Auslöser macht eine Prüfung nach dem Körperschaftssteuergesetz zur Pflicht.
Quelle: Bundesgesetzesdekret Nr. 47 von 2022; Kabinettsbeschluss Nr. 100 von 2023; Ministerialbeschluss Nr. 84 von 2025.
Eine externe Prüfung ist in drei Fällen Pflicht. Sie brauchen geprüfte Abschlüsse, wenn Ihr Umsatz 50 Millionen AED übersteigt, ODER wenn Sie eine Qualifying Free Zone Person sind, die den 0-Prozent-Satz behält, ODER wenn Sie Teil einer Steuergruppe sind. Trifft nichts davon zu, ist eine Prüfung für Zwecke der Körperschaftssteuer gesetzlich nicht erforderlich, auch wenn Ihre Freezone oder Ihre Bank trotzdem eine verlangen kann.
Eine Qualifying Free Zone Person (QFZP) ist eine Freezone-Gesellschaft, die die Bedingungen erfüllt, um den 0-Prozent-Satz auf ihr qualifizierendes Einkommen zu behalten. Geprüfte Abschlüsse sind eine dieser Bedingungen, wie die Seiten des Finanzministeriums zur Körperschaftssteuer bestätigen. Die Kabinettsbeschlüsse Nr. 100 von 2023 und der Ministerialbeschluss Nr. 84 von 2025 regeln die Prüfungspflicht für QFZP. Wenn Sie den 0-Prozent-Satz wollen, müssen Sie geprüft werden. Hier gibt es keine Umsatzuntergrenze. Eine kleine Freezone-Gesellschaft auf dem 0-Prozent-Satz braucht trotzdem eine vollständige Prüfung.
| Ihre Situation | Geprüfte Abschlüsse erforderlich? |
|---|---|
| Umsatz über 50 Millionen AED | Ja |
| Qualifying Free Zone Person (mit 0 Prozent) | Ja, unabhängig vom Umsatz |
| Mitglied einer Steuergruppe | Ja |
| Mainland-Unternehmen, Umsatz unter 50 Millionen AED, keine Steuergruppe | Nein (nicht für die Körperschaftssteuer) |
| Freezone mit 9 Prozent besteuert, unter 50 Millionen AED | Nein (nicht für die Körperschaftssteuer) |
Beachten Sie die Falle in den letzten beiden Zeilen. "Keine Prüfung für die Körperschaftssteuer nötig" bedeutet nicht "gar keine Prüfung". Viele Freezones verlangen geprüfte Abschlüsse zur Lizenzverlängerung unabhängig von den Steuerregeln, und die meisten Banken wollen sie ebenfalls. Prüfen Sie das eigene Regelwerk Ihrer Freezone.
Ein praktischer Hinweis zur Steuergruppe. Mehrere VAE-Gesellschaften unter gemeinsamer Kontrolle können sich zu einer Steuergruppe zusammenschließen und eine einzige konsolidierte Steuererklärung abgeben. Sobald Sie diesen Weg wählen, wird die Prüfung für die ganze Gruppe Pflicht, unabhängig vom Umsatz der einzelnen Mitglieder. Wer also mehrere kleine Gesellschaften hält, sollte den Prüfungsaufwand einer Gruppe gegen ihre Vorteile abwägen, bevor er sie bildet.
Freezone gegenüber Mainland: die Prüfungsnuance
Die oben genannten Prüfungsauslöser gelten landesweit. Der Unterschied zwischen Freezone und Mainland liegt in der Ebene darüber: den eigenen Regeln der Freezone-Behörde.
Auf dem Mainland gibt es keine pauschale bundesweite Regel, die jedes Unternehmen allein zur Lizenzverlängerung zur Vorlage einer Prüfung zwingt. Maßgeblich für die gesetzliche Prüfungspflicht sind die Auslöser der Körperschaftssteuer, also 50 Millionen AED, QFZP oder Steuergruppe.
In den Freezones ist die Lage in der Praxis strenger. Viele Freezone-Behörden verlangen einen jährlichen geprüften Abschluss zur Verlängerung der Gewerbelizenz, unabhängig von der Steuerlage. Die Prüfungspflicht für eine Freezone in den VAE kommt daher oft aus zwei Richtungen zugleich: dem Lizenzregelwerk der Freezone und, getrennt davon, dem Körperschaftssteuergesetz, falls Sie QFZP-Status halten. Die DMCC etwa verlangt von ihren Mitgliedern die Vorlage geprüfter Abschlüsse. Ein Freezone-Gründer sollte daher davon ausgehen, dass eine Prüfung wahrscheinlich ist, und die Einzelheiten dann mit seiner Behörde klären.
Worauf Prüfer und die FTA wirklich achten
Prüfer und die FTA achten auf dasselbe Kernanliegen: dass Ihre Zahlen echt, vollständig und auf Belege rückführbar sind. Eine Prüfung ist keine Suche nach Fehlverhalten. Sie ist eine Kontrolle, ob Ihre Abschlüsse ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild geben und ob jede Zahl durch Belege gestützt ist.
In der Praxis bedeutet das eine saubere Spur. Jeder Verkauf sollte zu einer Rechnung und einem Zahlungseingang passen. Jede Ausgabe sollte eine Lieferantenrechnung und einen Zahlungsnachweis haben. Geschäfte zwischen verbundenen Parteien, also mit Unternehmen, die Sie ebenfalls besitzen oder kontrollieren, erhalten besondere Aufmerksamkeit, denn das Körperschaftssteuergesetz verlangt, dass sie zu Marktpreisen (arm's length) abgerechnet werden, also zu dem Preis, den ein unabhängiger Dritter zahlen würde. Die FTA prüft außerdem, ob Ihr Rechnungslegungsstandard zu Ihrer Umsatzklasse passt, ob Ihre Unterlagen die vollen sieben Jahre zurückreichen und ob Ihre Steuererklärung mit Ihren Abschlüssen übereinstimmt. Lücken, fehlende Rechnungen und runde Schätzwerte sind die Warnsignale.
Strafen für mangelhafte Buchführung
Wer keine ordentlichen Unterlagen führt, zahlt echte finanzielle Strafen. Die FTA kann Verwaltungsstrafen verhängen für Versäumnisse bei der Buchführung, für verspätete oder fehlerhafte Erklärungen und für die Nichtaufbewahrung von Dokumenten über die geforderte Frist. Diese sind im Kabinettsbeschluss Nr. 75 von 2023 über Verwaltungsstrafen bei Verstößen gegen die Körperschaftssteuer geregelt.
Die Strafe für das Nichtführen der geforderten Unterlagen beträgt 10.000 AED beim ersten Verstoß und steigt auf 20.000 AED bei einer Wiederholung innerhalb von 24 Monaten. Eine verspätete Registrierung zur Körperschaftssteuer zieht eine Strafe von 10.000 AED nach sich. Für die Mehrwertsteuer gelten gesonderte Strafen nach dem Mehrwertsteuer-Strafregime. Diese Strafen summieren sich: Ein einziges Jahr nachlässiger Buchführung kann mehrere zugleich auslösen, und sie sind weit höher als die Kosten einer ordentlichen Buchhaltung. Gute Buchführung ist jedes Mal günstiger als die Strafe für mangelhafte Buchführung.
Was deutsche Gründer von Tag eins an einrichten sollten
Wenn Sie aus Deutschland oder dem weiteren DACH-Raum kommen, richten Sie ab der ersten Rechnung eine Soll-Versteuerung nach IFRS ein, bewahren Sie alles sieben Jahre auf und entscheiden Sie früh, ob Sie eine QFZP-Prüfung wollen. Deutsche Gründer sind die GoBD-Disziplin bei der Aufbewahrung von zu Hause gewohnt, und diese Gewohnheit überträgt sich gut. Die VAE sind in manchem leichter, aber strenger bei der Sieben-Jahres-Aufbewahrung und den Prüfungsbedingungen für den 0-Prozent-Satz.
Drei Dinge sind am ersten Tag am wichtigsten. Erstens, wählen Sie Ihren Rechnungslegungsstandard nach Ihrer erwarteten Umsatzklasse, nicht nach der heutigen, damit Sie nicht mitten im Lauf wechseln müssen. Zweitens, eröffnen Sie ein sauberes Geschäftskonto und wickeln Sie alles darüber ab, denn Prüfer und FTA wollen, dass jede Zahl zu einer Kontobuchung passt. Unser Bank-für-Bank-Vergleich zur Eröffnung eines Geschäftskontos in Dubai zeigt, welche Bank zu welchem Unternehmenstyp passt. Drittens, wenn Sie eine Freezone-Lizenz auf dem 0-Prozent-Satz halten wollen, planen Sie von Anfang an eine jährliche Prüfung ein, denn sie ist Bedingung für den Erhalt dieses Satzes, kein optionales Extra. Wer aus Deutschland heraus den Schritt abwägt, sollte auch unseren strategischen Blick auf die Compliance jenseits des 9-Prozent-Satzes lesen.
